Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bangka Barat Musnahkan Ribuan Arsip Kedaluwarsa

MENTOK, BANGKA BARAT (19/5/2026) – Dalam upaya menegakkan tertib administrasi, efisiensi ruang, dan optimalisasi tata kelola dokumen daerah, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Bangka Barat secara resmi menggelar kegiatan Pemusnahan Arsip.

Langkah strategis ini menyasar ribuan berkas kedaluwarsa yang telah habis masa retensinya serta tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bangka Barat, Farouk Yohansyah, ST., M.Pd., menjelaskan bahwa pemusnahan secara fisik ini difokuskan pada dokumen-dokumen yang berada di lingkungan Sekretariat DPK untuk kurun waktu tahun 2010 hingga 2013.

Bertempat di gedung Depot Arsip, tercatat sebanyak 2.336 berkas yang terdata dihancurkan secara total dengan menggunakan metode pencacahan guna menjamin kerahasiaan data.

"Kegiatan pemusnahan arsip ini dilakukan untuk mematuhi Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan. Selain untuk efisiensi ruang dan menekan biaya operasional, langkah krusial ini juga bertujuan menyelamatkan informasi penting agar tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak memiliki hak akses," ujar Farouk Yohansyah dalam keterangannya, Selasa (19/5).

Pelaksanaan pemusnahan ini dipastikan telah memenuhi regulasi hukum yang ketat. Dokumen yang dihancurkan dipastikan telah melampaui aturan masa simpan, tidak dilarang oleh undang-undang, serta sama sekali tidak terkait dengan sengketa hukum atau perkara yang sedang berjalan.

Prosesi pemusnahan tersebut juga dihadiri dan disaksikan langsung oleh jajaran otoritas terkait, antara lain Kepala Unit Pengolah Des Kurniawan, perwakilan Unit Hukum Untung Salamun, S.H., M.H., serta perwakilan Unit Pengawas Eksternal Dessy Sarilena Otavia, S.E., M.Si.

Lebih lanjut, Farouk mengimbau seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD), Unit Kerja, hingga Pemerintah Desa di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bangka Barat untuk turut melakukan langkah serupa guna merapikan tata kelola administrasi masing-masing. Prosedur pemusnahan ini sendiri telah diatur secara legal formal dalam Keputusan Bupati Bangka Barat Nomor 108 Tahun 2018 tentang Pedoman Arsip.

Berdasarkan pedoman baku tersebut, terdapat tujuh tahapan sistematis yang wajib dipatuhi oleh setiap instansi sebelum melakukan pemusnahan, yaitu:

1. Membentuk Panitia Penilaian Arsip.
2. Melaksanakan Penyelamatan Arsip.
3. Membuat Daftar Arsip Usul Musnah.
4. Melakukan Penilaian Arsip oleh tim terkait.
5. Mengajukan Permohonan Persetujuan Resmi dari Bupati Bangka Barat.
6. Penetapan Formal Arsip yang Akan Dimusnahkan.
7. Pelaksanaan Pemusnahan secara fisik.

Sebagai langkah akhir yang mengikat secara hukum, seluruh rangkaian proses pemusnahan fisik tersebut wajib dituangkan secara sah ke dalam Berita Acara Pemusnahan.

Penulis               : zl

Foto                   : zl

Editor                 : ahmad